Ön muhasebe programı ararken yalnızca gelir ve gider ekranlarını karşılaştırmak yeterli değildir. Bir satışın müşteri bakiyesine, tahsilata ve stok hareketine nasıl bağlandığını görmek gerekir. Günlük kayıtların tutarlı olması, işletme sahibinin aynı soruya farklı dosyalardan farklı cevaplar almasını önler.
Ön muhasebe ile resmî muhasebe kapsamını ayırın
Ön muhasebe, işletmenin günlük ticari hareketlerini düzenli takip etmeye yöneliktir. Cari hesap, satış, alış, tahsilat, ödeme ve kasa kayıtları bu düzenin parçalarıdır. Seçtiğiniz programın resmî muhasebe, e-belge ve raporlama kapsamını ayrıca sorun; günlük iş takibi yapan her yazılımın bütün resmî işlemleri kapsadığını varsaymayın.
Yasal kayıt, beyan ve e-belge yükümlülüklerini mali müşavirinizle ve ilgili resmî kaynaklarla değerlendirin. Bu yazı bir yazılım seçim rehberidir; mevzuat danışmanlığı sunmaz. E-belge uygulamaları için Gelir İdaresi Başkanlığının güncel portalını kullanabilirsiniz.
Cari bakiyenin kaynağı görülebilmeli
Bir müşterinin toplam borcunu görmek önemlidir; fakat bu toplamın hangi satış, tahsilat ve iade kayıtlarından oluştuğunu da izleyebilmelisiniz. Açılış bakiyesi ile sonradan oluşan hareketler ayrışmalı, geçmiş bir işlemin detayı bulunabilmelidir.
Örneğin müşteriye yapılan satışın bir kısmı peşin, kalanı daha sonra tahsil ediliyorsa bu akışın nasıl kaydedildiğini demoda deneyin. Aynı tahsilatın iki kez yazılmasını veya ödemenin yanlış müşteri hesabına bağlanmasını hangi kontrollerin önlediğini sorun.
Kasa ve banka hareketlerini günlük işle bağlayın
- Nakit satış, vadeli satış ve tahsilat birbirinden ayırt edilebiliyor mu?
- Bir ödeme hangi tedarikçi veya gider kaydıyla ilişkilendiriliyor?
- Hatalı bir hareketi düzeltirken işlem geçmişi korunuyor mu?
- Gün sonu kasa tutarıyla sistem kaydı karşılaştırılabiliyor mu?
- İhtiyaç duyulan raporlar dışarı alınabiliyor mu?
Bu sorular, yalnızca gösterişli bir gösterge panelinden daha kullanışlı kabul ölçütleri sağlar. Ön muhasebe programı kapsamını incelerken kendi ödeme ve tahsilat biçimlerinizi örnek olarak paylaşın.
Stokla çalışan işletmede muhasebe akışı
Ürün satan bir işletmede satış, iade ve alış kayıtları stok miktarlarını da etkiler. Ürün adı, birim ve cari kartlar farklı ekranlarda farklı biçimde tutuluyorsa raporları uzlaştırmak zorlaşabilir. Aynı ürünün ve müşterinin ortak kimlikle takip edilmesini hedefleyin.
Bir örnek ürün alın, satış yapın, tahsilat ekleyin ve ardından bir iade senaryosu çalıştırın. Stok raporu, müşteri hareketleri ve kasa kaydı aynı olay dizisini anlaşılır biçimde gösteriyor mu? Seçim görüşmesinde bu çıktıları birlikte inceleyin.
Başlangıç için günlük kontrol listesi
- Gün içindeki satış ve tahsilat kayıtlarının eksiksiz olduğunu kontrol edin.
- Bekleyen ödemeler ve tahsilatlar için sorumluları belirleyin.
- Bakiyesi açıklanamayan cari hesapları işlem detayından inceleyin.
- Hatalı veya mükerrer kaydın nedenini düzelterek tekrarını önleyin.
- Raporları ve yedekleme düzenini ilgili kişilerle paylaşın.
Verivizyon ERP’de değerlendireceğiniz modüller ve kullanıcı kapasitesi için güncel paket tablosuna bakın. Günlük kayıtların ilerideki ödeme ihtiyacını nasıl etkilediğini görmek için nakit akışı rehberini de inceleyebilirsiniz.